SOMMAIRE
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SOMMAIRE P 1- 2
ACRONYMES P 3
PREAMBULE
P 4
I - Principes Généraux
A) Dispositions réglementaires de la Politique
Educative P5
B) Finalités du secteur de l'Education P6
II- Structuration
hiérarchique et classification du personnel
de l’établissement
A) Organigramme des établissements d’Enseignement Général P6
B) Organigramme
des lycées Techniques et Professionnel
et des Centres de Formation Professionnels
P7
C) Classification du personnel de
l'établissement P8
III- rôles
et missions des personnels administratifs
A-
Le Chef d’établissement P8
1-
Les
Missions Pédagogiques P10
2- Les
Missions Administratives P10
B- Les adjoints au chef d’établissement et autres personnels P11
1. L’adjoint
chargé des enseignants P11
2. L’adjoint chargé
de la vie scolaire P12
3. Le
chef des travaux P12
4. Le
gestionnaire P13
5.
Le documentaliste P13
6. Le Laborantin P13
7. Le
Conseiller Principal d’Education
P14
8. Le
surveillant P14
9. La secrétaire
P14
10.
Le
reprographe P15
IV- taches
des personnels de service et technique
A. La femme de ménage P15
B. Le gardien (agent d’entretien) P15
C.
La
cantinière P16
V- Fonctionnement
courant des établissements
A) La Gestion des Ressources Humaines
P16
1.
Dossiers des personnels P16
2.
Fiches de renseignement P16
3.
Affectation des personnels P17
4.
Reprise de service P17
5.
Passation de service
P17
6.
Suivi de l'assiduité des personnels P18
7.
Suivi des absences des personnels P18
8.
Congés, permissions et
autorisation d’absence P19
9.
Manière de servir
P19
10.
Mises en disponibilité P20
B) LA GESTION PEDAGOGIQUE P20
1. Service d’enseignement : EDT P20
2. Obligations de service des enseignants à
temps plein P20
3. Obligations de service des enseignants en
sous service P21
4.
Décharges de service
P21
5.
Heures supplémentaires P21
6.
Contrôle des emplois du temps P22
7.
Contrôle des programmes et des cahiers de textes P22
8. Le
Projet d’établissement
P22
C) LA GESTION MATERIELLE ET FINANCIERE P22
1.
La gestion matérielle
P22
2
. La gestion financière P24
o
L’ACSES P24
o
LE BUDGET NATIONAL
P26
3. La procédure d’exécution et de contrôle P26
o
L’ACSES P26
o
LE BUDGET NATIONAL
P28
VI-
DONNEES STATISTIQUES ET RAPPORTS
A.
Le
point de la rentrée P28
B.
L’annuaire
statistique P29
C.
Le
rapport de la rentrée P29
D.
Le
contenu du rapport P29
E.
Les
Bilans trimestriels P 30
F.
Le
rapport de fin d’année P30
VII-
ANNEXES P 31
ACSES :
Association
des Coopératives Socio-éducatives scolaires
AG :
Assemblée
Générale
APE :
Association
des Parents d’élèves
BAC :
Baccalauréat
BEF :
Brevet
d’Enseignement Fondamental
BEP :
Brevet
d’Enseignement Professionnel
CDI :
Centre
de Documentation et d’Information
CE :
Comité
Exécutif
CGE :
Comité
de Gestion de l'Etablissement
CP :
Conseiller
Pédagogique
CPE : Conseiller Principal d’Education
DF :
Directeur
Financier
DGA :
Direction
Générale de l’Administration
DGE :
Directeur
Général de l’Enseignement
DGETFP :
Directeur
Général de l’Enseignement Technique et de la Formation Professionnelle
DRH :
Direction
des Ressources Humaines
EDT :
Emploi du Temps
IEMS :
Inspecteur
de l’Enseignement Moyen et Secondaire
MENFOP :
Ministère
de l’Education Nationale et de la Formation Professionnelle
MENSUP :
Ministère
de l’Education Nationale et de l’Enseignement Supérieur
PV : Procès Verbal
TIC :
Technologie
de l’Information et de la Communication
 |
Le Guide du chef d’établissement constitue
un outil de travail visant à la mise en
place d'un modèle de fonctionnement qui a pour objectif d' instituer au sein de
nos établissements la gestion axée sur les résultats ( G A R).
En ce sens, il a pour vocation de contribuer
à l'amélioration du pilotage pédagogique et administratif de nos établissements d’enseignement moyen,
secondaire général, technique et professionnel et de clarifier les
interrelations fonctionnelles existantes entre ces structures et
l'administration centrale du MENFOP.
Pour parvenir à cette fin, une série
d'informations, d'orientations et de directives est clairement spécifiée dans
ce document, destiné à promouvoir une amélioration des capacités managériales
de nos chefs d'établissements en vue de leur permettre de s'acquitter de leur
fonction avec professionnalisme et au service de la communauté éducative.
J’encourage donc les chefs d’établissements à s’approprier pleinement de cet outil de
travail et surtout d'en faire bon usage
dans l'optique d'améliorer les performances des établissements scolaires.
LE MINISTRE
Dr DJAMA ELMI OKIEH
L'établissement
scolaire constitue un maillon important des structures intervenant dans
l'éducation des futurs citoyens que sont les enfants djiboutiens.
C'est dans cette
structure que ces derniers acquièrent les compétences nécessaires (savoir-faire)
pour leur insertion professionnelle future, mais aussi les comportements et attitudes
(savoir-être) qui leur permettraient d'exercer une citoyenneté active au
service du développement socio-économique de notre pays.
La fonction de chef d'établissement s'avère donc
hautement stratégique dans l'échelle hiérarchique de notre système éducatif,
car les missions dont ces derniers doivent s'acquitter avec conscience
professionnelle et abnégation ont une portée nationale.
En effet, le leadership que les Chefs d’établissements
seront amenés à exercer aura une influence significative avec la contribution
déterminante des équipes pédagogiques (enseignants,
conseillers pédagogiques et inspecteurs) sur la mission principale qui leur a été
confiée et qui consiste à forger le
citoyen de demain.
Enfin, ce guide est
destiné à améliorer le fonctionnement de nos établissements scolaires mais
aussi à accroitre les performances de nos chefs d’établissements, dans le cadre
de la procédure de gestion axée sur les
résultats (GAR).
I-
LES
Principes Généraux
A) Les dispositions réglementaires de la
Politique Educative
Ces dispositions réglementaires sont inscrites dans la Loi d'Orientation
sur l'éducation promulguée en 2000 (Loi n° 96/an/00/4ème L portant
orientation du système éducatif djiboutien) qui fixe le cadre
général de notre système éducatif.
Cette dernière stipule que :
« Le droit à l’éducation est garanti par la
Loi d’Orientation du système éducatif Djiboutien ;
Le droit
d’aller à l’école s’exerce sans discrimination fondée sur le sexe, l’origine sociale,
la race ou la religion ;
L’enseignement
Public est obligatoire de 6 à 16 ans ; »
B) Les Finalités du secteur de l'Education
Les finalités
assignées au secteur de l'éducation sont notamment :
« Un enseignement scolaire citoyen, inclusif et de qualité
centré sur la réussite des élèves;
Une
éducation et des formations de qualités répondant aux attentes des individus et
en parfaite adéquation avec le marché du travail national et internationale ;
Un
pilotage et une gestion de qualité axée sur les performances. »
II- Structuration
hiérarchique et classification du personnel
de l’établissement
A) Organigramme
des établissements d’Enseignement
Général
B) Organigramme des lycées Techniques et Professionnel et des
Centres de Formation Professionnels
C) Classification du personnel de
l'établissement
Les Personnels affectés dans les établissements
scolaires du Moyen, Secondaire Général, technique et professionnel se répartissent
en quatre catégories mentionnées dans le tableau suivant.
I-
Personnel Administratif
|
II-
Personnel de
la vie scolaire
|
III-Personnel
de Service et Technique
|
IV-Personnel
Enseignant
|
1-Chef d’Etablissement
|
1-Conseiller Principal
D’Education
|
1-Agent d’Entretien
|
1-Enseignants d’Enseignement Général
|
2- Adjoint en charge des enseignants
|
2-Surveillant
|
2-Femme de Ménage
|
2-Enseignants d’Enseignement Industriel
|
3- Adjoint en charge de la vie scolaire
|
3-Technicien
|
3-Enseignants
D’Enseignement Tertiaire
|
|
4-Gestionnaire
|
4-Reprographe
|
||
5- Chef de travaux
|
5-Laborantin(e)
|
||
6-Secrétaire
|
|||
7-Documentaliste
|
III-
Les rôles et missions des personnels
administratifs
A.
Le Chef d’établissement
Avant
de définir les prérogatives du Chef d'établissement, il convient de déterminer,
à l'aube des évolutions technologiques et de la nécessité d'ancrer dans nos
établissements le management moderne qui donne une priorité à la gestion axée
sur les résultats ou GAR, les atouts
dont doit disposer un chef
d’établissement et qui lui permettraient d'exercer pleinement les missions qui
lui sont dévolues.
Ces
atouts se répartissent en deux catégories à savoir les compétences managériales et les qualités relationnelles.
Ces
compétences ne pourront s’acquérir que par le biais d’une formation qui lui
permettrait d’exercer pleinement sa fonction.
Compétences
Managériales
|
Qualités Relationnelles
|
Le
chef d’établissement est le représentant
du Ministre de l'Education Nationale et de la Formation Professionnelle
au sein de l’établissement.
|
Gestionnaire de
conflits :
Le chef d’établissement doit faire preuve
d’imagination et d’aptitudes à apaiser d’éventuelles tensions.
|
Le
chef d’établissement doit disposer des compétences suivantes : compétences
pédagogiques et didactiques, en comptabilité et gestion financière, notions
juridiques de base.
|
Il
est l’interface principale entre l’établissement et les usagers de l’école.
|
Un leadership axé sur la gestion
participative :
-Le
chef d’établissement est un chef d’équipe qui doit faire preuve d’autorité dans
ses prises de décisions ;
-Mais
la participation, la concertation et la
délégation doivent être des constantes
dans toutes ses actions.
|
Une
personnalité bien ancrée dans
son environnement :
-Il
est le garant du rayonnement de son
établissement sur son environnement.
-Il
doit entretenir des relations permanentes avec les autorités communales ou régionales ainsi qu’avec l’Association des Parents
d’Elèves.
|
Capacités d’innovation et de communication :
-Il doit disposer des capacités d’initier des projets
dans les établissements visant essentiellement la réussite scolaire de ses
élèves ainsi que l’épanouissement de l’ensemble de la communauté éducative,
-Il
doit savoir communiquer sur les atouts
principaux de son établissement (effectif élèves, enseignants, taux de
réussite aux examens) ;
-Il
constitue, de par ses relations
directes avec les usagers de l’école,
une force de proposition et de
solution qui doit contribuer à l’amélioration de la performance de notre
système éducative.
|
-Il
doit avoir une connaissance approfondie
des conditions socio-économiques
des habitants du quartier dans lequel est
implanté son établissement.
-
Il doit se conformer à l’Arrêté n°2009-0197/PR/MENESUP
|
Parfaite maîtrise des
TIC :
-La gestion d’un
établissement nécessite une connaissance approfondie de l’outil informatique (ex Word, Excel et Power Point) ;
-Il
doit également avoir des compétences
dans le domaine de la communication virtuelle (ex Internet et
Intranet) destinée à faciliter les échanges avec ses collaborateurs et
avec sa hiérarchie.
|
Un interlocuteur viable :
Il doit
avoir les capacités suivantes:
-Ecouter,
conseiller, appuyer et encadrer toute personne qu’elle soit élève, professeur
ou parent d’élève.
|
Maîtrise des outils de gestion administrative et
pédagogique :
-Une connaissance de l’utilisation des Logiciels de gestion des emplois du temps, des notes
des élèves, de gestion du patrimoine de l’établissement
|
|
Capacités d’évaluation
de son établissement :
-Il
doit savoir évaluer son établissement selon des critères de
performance prédéterminés (ex: taux de
réussite aux examens, insertion professionnelle des
sortants de l’EFTP, l’impact des projets d’établissements sur la réussite des élèves etc.).
|
1 - Les
Missions Pédagogiques
Le domaine privilégié de sa fonction est naturellement
l’architecture pédagogique dont la finalité est de contribuer à la réussite des
élèves.
Ainsi, les
principales missions pédagogiques du Chef d’établissement sont :
S’assurer du respect du programme et des horaires
officiels ;
Assurer l’attribution des services d’enseignement, la
désignation des professeurs principaux et des coordinateurs, la
répartition des élèves par classes;
Organiser les conseils d’enseignement par
discipline ;
Organiser les rencontres parents/professeurs ;
Planifier et organiser les évaluations internes telles
que les examens blancs ;
Assurer l’organisation des conseils des classes ;
Impulser et accompagner les innovations pédagogiques.
2- Les
Missions Administratives
Le chef d’établissement est l’organe exécutif
de l’établissement. Il est le garant de la gestion administrative de son établissement et rend
compte à sa hiérarchie.
Ainsi, ses principales missions sont les
suivantes ;
Déterminer la stratégie à adopter dans
l’établissement, dans le respect des directives du ministère et toujours dans
l’intérêt des élèves et travailler en équipe avec les autres membres de la
communauté éducative ;
Définir en concertation avec ses collaborateurs une stratégie de
fonctionnement et de gestion de l’établissement pour atteindre les objectifs
fixés ;
Gérer de manière rationnelle les
ressources humaines qui sont mises à sa disposition ;
Opérer une répartition des tâches
équitable à ses collaborateurs en fonction des compétences spécifiques de
chacun afin que tous contribuent au bon fonctionnement de
l’Etablissement ;
Veiller à la sécurité des
installations et des équipements avec l’appui du gestionnaire ou du chef de
travaux pour les Lycées Techniques Professionnelles ;
Produire et transmettre les données
statistiques de l’établissement,
Rationaliser les ressources
matérielles et financières allouées à l’établissement (bon de commande, fonds de l’ACSES), et planifier les investissements à réaliser
en collaboration avec le CGE.
Veiller au bon fonctionnement de la
cantine de son établissement dans les régions ;
Assurer sur proposition de la
Direction des Examens et Concours le rôle de Chef de Centre des baccalauréats
dans les lycées et du BEF dans les collèges.
B. Les
adjoints au chef d’établissement
Le chef
d’établissement est secondé dans ses tâches administratives par un ou deux
adjoints.
Ces derniers
exercent sous l’autorité directe du principal ou proviseur de lycée. Ils
assurent la liaison avec le service de la santé scolaire et le service des
sports et culture dans le cadre de la santé et de l’épanouissement des élèves.
Le proviseur-adjoint
ou principal adjoint est chargé de :
Ø
L’élaboration et
la gestion des emplois du temps. Il doit avoir une bonne maîtrise des
applications de gestion de la scolarité des élèves (notes, absences…);
Ø
La coordination
et l'animation des clubs de l’établissement et toutes autres missions confiées
par son supérieur.
Un adjoint s’occupe des enseignants tandis que l autre s’occupe de la vie scolaire.
1. L’adjoint chargé
des enseignant a notamment la responsabilité de :
suivre des dossiers de tous les
enseignants, confectionner les emplois de temps, veiller au respect de la progression
des apprentissages disciplinaires en contrôlant les cahiers de texte, contrôler les absences des
professeurs, organiser les réunions pour les
conseils d’enseignements, assurer l’organisation des
évaluations internes, assurer l’interface lors des
formations des enseignants et le suivi des recommandations des inspecteurs et
des conseillers pédagogiques ;
2.
L’adjoint chargé de la vie scolaire a notamment la
responsabilité de :
veiller à l’assiduité des élèves, attribuer les missions de chaque CPE
et surveillant, travailler étroitement avec les
parents, organiser des réunions avec les
parents, organiser les clubs dans le cadre des
activités extrascolaires, préparer le calendrier de rencontre
parents/professeurs.
Les deux
adjoints sont tenus de travailler en étroite collaboration sous la
responsabilité du Chef d’établissement.
Dans les
établissements d’enseignement technique et professionnel, chaque adjoint a en
charge un secteur (industriel ou
tertiaire), il s’occupe alors de toutes les tâches afférentes à son secteur
(de la gestion des élèves à celle des enseignants).
3. Le chef des travaux
Sous
l’autorité du chef d’établissement, les missions du chef des travaux consistent notamment
à :
veiller au développement structuré et harmonieux des
cours techniques et pratiques professionnelles, en adéquation avec les référentielles
de formation ; coordonner et superviser la gestion
administrative et organisationnelle des stages en entreprise; assurer la médiation des conflits et
la gestion des accidents au sein des sections dont il a la charge ; se tenir informé de l’évolution des
technologies et assurer la diffusion et l’exploitation des documents y
afférents; établir les commandes et superviser
les achats nécessaires en outillages et en matières d'œuvres en fonction des
programmes d'études et des modifications de structures; superviser la tenue des inventaires
relatifs aux matières d'œuvres, aux outillages et aux machines; assurer la stricte application des
règlements des ateliers.
4. Le gestionnaire
En tant que responsable de la gestion
financière et matérielle de l'établissement,
ses missions consistent à :
veiller à l’entretien, à l’hygiène et
à la sécurité de l’établissement dans son ensemble ; contrôler le travail des personnels
techniques ; effectuer le recouvrement des frais
de l’ACSES; informer le chef d’établissement des
besoins urgents de l’établissement ; élaborer le budget prévisionnel de l’établissement
; veiller à une meilleure
rationalisation de l’utilisation des ressources en électricité, eau, et
téléphone ; tenir la comptabilité des ressources
financières du budget national et des ACSES
et l’archivage des pièces comptables ; établir l’inventaire des biens
mobiliers et immobiliers de l’établissement et assurer sa mise à jour.
5.
Le documentaliste
Les missions
principales du documentaliste est d’assurer le bon fonctionnement du Centre de Documentation
et d’Information (CDI) et la promotion
de la lecture, il a également la tâche de devoir:
animer des séances de lecture ; conseiller les élèves dans le choix de livres à lire, aider les élèves dans leurs recherches en
documentations ; dresser le besoin en livres et tout autre document
didactique ; assurer la gestion de la bibliothèque /CDI et la
recherche documentaire. archiver tous les documents de l’établissement
6.
Le Laborantin
Ses principales tâches sont :
assurer la gestion des matériels et équipements et
tenir à jour les inventaires; préparer les expériences et les documents des travaux
pratiques ; veiller à la propreté et à l’entretien ainsi qu’au rangement
du matériel des laboratoires ; s’assurer de la sécurisation des produits dangereux.
7. Le Conseiller Principal d’Education
Le CPE exerce
sa fonction en relation étroite avec les enseignants et les autres membres de
la communauté éducative, il a notamment pour tâches principales de :
assister aux conseils d’orientations scolaires
des élèves ; participer à l’animation des
établissements par le biais des activités périscolaires ; gérer les cas de litiges ou de
violences ; participer aux conseils des classes et aux conseils de discipline ; veiller à l’ordre, à la discipline et
au respect des règlements intérieurs ; organiser le service du personnel de
surveillance .
Le surveillant
Le surveillant a pour mission principale de veiller à l’encadrement des
élèves et à la surveillance des locaux, ses tâches principales
sont :
gérer le suivi quotidien des absences
des élèves ; contrôler les carnets de
correspondances ; faire respecter l’ordre, la
discipline, le port des tenues correctes et en règle général le règlement
intérieur ; prévenir et empêcher tout acte de
vandalisme et graffitis sur le mur et le mobilier ; assurer l’inscription et établir les
dossiers de nouveaux entrants au début de l’année ; vérifier les dossiers des élèves, veiller
à l’exactitude des coordonnées et à la présence des pièces exigées lors
des inscriptions; entretenir un lien permanent avec le
chef de classe responsable du cahier de
texte ; « faire les mouvements » c’est à dire veiller à l’évacuation de la
cour pendant l’interclasse et à la fin des cours.
8.
La secrétaire
Dans un établissement scolaire la secrétaire
est chargée de l’enregistrement, du classement, de l’archivage et de la
diffusion du courrier administratif:
Elle a pour tâches également de :
gérer les dossiers administratifs de
l’ensemble du personnel de l’établissement ; assurer la communication écrite et
orale ; tenir l’agenda du chef
d’établissement.
9.
Le reprographe
Les travaux de reprographie sont réalisés par le reprographe
dans les lycées et collèges. Sous la responsabilité du gestionnaire de l'établissement,
le reprographe doit accomplir les tâches suivantes:
assurer quotidiennement, à la demande des professeurs,
le tirage des documents pédagogiques destinés aux élèves; assurer la reproduction de tous les
documents administratifs; effectuer les tirages des devoirs, des
contrôles et des sujets de différents examens blancs; veiller à la tenue du registre de
reprographie dans lequel les enseignants mentionnent leur demande de tirage:
nombre d'exemplaires pour les classes concernées, la date et l'heure de dépôt; assurer l’entretien courant et des
équipements de reprographie; veiller au rangement des documents
imprimés et/ou en attente de tirage; assurer le suivi des consommables
(rames des papiers et cartouches d’encre) destinés à la reprographie; assurer la propreté et la sécurité du
local en veillant à son aération.
IV- Les
rôles et missions des personnels de service et technique
1.
La femme de ménage
Sous l’autorité du gestionnaire les
femmes de ménage doivent :
assurer le nettoyage des salles des classes, des
toilettes, du bloc administratif, de la bibliothèque, des salles
spécialisées ; respecter la répartition des tâches établie par le
gestionnaire.
2. Le gardien (agent d’entretien)
Sous l’autorité du gestionnaire, le gardien
a pour tâches de :
travailler par roulement hebdomadaire ou par
quinzaine, travailler en3x8, s’ils sont trois ; respecter le planning de travail établie par le gestionnaire ;
assurer la sécurité des lieux (mobiliers et
immobilier) ; garder le portail, surveiller et filtrer l’entrée de
l’établissement ; s’occuper des espaces verts; s’occuper également du nettoyage des salles, de la
cour, des toilettes selon un planning de partage de tâches établi par le
gestionnaire.
3.
La cantinière
Les cantinières exercent dans les régions, elles
ont pour tâches de :
Identifier le besoin en
ingrédients et en combustible, Assurer la cuisson de différents repas aux
rationnaires ; Respecter le menu hebdomadaire établi par le service
des cantines ; Veiller à la propreté de la cuisine, du réfectoire, à
l’hygiène des aliments et des ustensiles de cuisine ; Participer au dispositif de la propreté et au lavage
des mains des rationnaires.
V- Le
Fonctionnement courant des établissements
A) La Gestion des Ressources Humaines
1. Dossiers des personnels
La qualité et l’exhaustivité du contenu des
dossiers administratifs sont des paramètres essentiels d’une gestion efficace
de carrière des agents. En ce sens, le dossier constitue un outil majeur de
gestion.
Ainsi, les
Chefs d’établissement sont amenés à :
Constituer pour usage interne les
dossiers de leurs personnels, ces dossiers ne peuvent contenir que des copies
de pièces administratives ou professionnelles ; Transférer une copie du dossier du
personnel concerné par une mutation pour
un meilleur suivi dans son établissement d’accueil ;
Transmettre
à la DGA l’original de toute pièce administrative ou professionnelle à
verser au dossier des agents ;
S’assurer
du classement dans les dossiers individuels de chaque personnel (sanctions,
gratifications, rapports….).
2. La fiche de renseignement
Une fiche individuelle de renseignement dont l’imprimé
(voir annexe) est fourni par la DGA sera
complétée par tous les personnels nouvellement recrutés sans exception.
Après avoir
vérifié que toutes les rubriques sont correctement et totalement renseignées,
ces fiches seront retournées à la DRH sous quinzaine par voie hiérarchique.
Les chefs
d’établissement conserveront une copie de ces fiches.
3. Affectation des
personnels
Les
avis d’affectation des enseignants, du personnel administratif, de vie scolaire
et d’entretien aux établissements sont émis par la DGA sur proposition de la
DGE.
Le chef
d’établissement devra transmettre à la DGA
par voie hiérarchique, les avis de prise de service des personnels
nouvellement affectés à son établissement, dès leur prise de fonction.
Le chef d’établissement ne doit pas accepter
un personnel sans avis d’affectation émise par la DGA et ne doit aucun cas faire
travailler une personne étrangère au MENFOP.
4. La Reprise de service
Une fiche de
reprise de service doit être signée
par chaque personnel. Un tableau récapitulatif, accompagné de ces fiches, devra
être adressé au Service Régional de l’Education (SRE) et, pour Djibouti, à la
DGE ou à la DGETFP deux semaines après la rentrée scolaire.
Afin de mieux
rendre compte de l’utilisation du personnel et évaluer les besoins éventuels,
le tableau récapitulatif devra :
·
Contenir les
listes des personnels enseignants,
administratif, de vie scolaire et de service et technique
affectés dans l’établissement ;
·
Indiquer avec
précision les fonctions assurées, les spécialités ou disciplines, les dates de prise de service et le cas échéant
les remarques et observations jugées utiles.
5.
La Passation de service
Tout
mouvement de chef d'établissement doit être acté par une "passation de service" avec
rédaction d'un procès-verbal établi par la commission désignée
par le MENFOP. Le procès verbal sera dupliqué en trois exemplaires qui
seront remis au sortant, à l’entrant et un exemplaire sera remis à la DGA.
Lors d’une passation de service, le chef d’établissement sortant est tenu impérativement de présenter aux membres de la commission les documents suivants :
·
La liste
du personnel de son établissement
répartie selon les quatre catégories (sous
format papier et numérique);
·
Les dossiers du
personnel et des élèves fréquentant
l’établissement ;
·
Le registre
d’inventaire du mobilier, et de l’ensemble des équipements existants au sein de
l’établissement : équipement des laboratoires, le parc informatique… (sous format papier et numérique);
·
L’inventaire
exhaustif des matières d’œuvres, des
outillages ainsi que l’ensemble des machines-outils existants dans les
différents ateliers des établissements d’enseignement technique et des centres
de formations professionnelles,
·
La liste du
"parc roulant" existant au sein de l’établissement (véhicule,
mobylette etc.) ;
·
La liste des membres du comité de gestion de l’ACSES ;
·
La situation
financière de l’établissement avec le tableau récapitulatif de l’exécution du budget national ainsi qu’un tableau mentionnant les dépenses
relatives à l’ACSES, accompagné du montant de la caisse et du dernier
relevé du compte bancaire;
·
Un tableau
récapitulatif mentionnant l’état des
lieux de l’ensemble des bâtiments (salles de classes, laboratoires, bloc
administratif, magasin de stock, bibliothèque et infirmerie) et infrastructures
(gymnase, ateliers…) ;
·
Les dossiers et
projets en cours de réalisation et celles en perspectives.
6.
Le suivi de
l'assiduité des personnels
Le chef
d’établissement est responsable du bon fonctionnement de son établissement et
notamment de la régularité et de la qualité des enseignements, ainsi que de la
qualité de la vie scolaire.
Il doit
donc exercer un contrôle très strict du respect de la règlementation en ce qui
concerne la manière de servir, l’assiduité et la ponctualité des personnels
placés sous son autorité.
7.
Suivi des absences
des personnels
Les
modalités de la gestion des absences auxquels le Chef d'Etablissement est tenu
de se conformer sont :
·
lors de la réunion de prérentrée et par voie d’affichage, le chef d’établissement doit informer son
personnel que les retards et absences non motivés ou non autorisés, donneront
lieu à une demande d’explication suivie éventuellement d’une retenue sur le
traitement;
·
Le chef
d’établissement est tenu d’effectuer un relevé mensuel des absences du
personnel sous son autorité, puis il
doit transmettre avant le 5 de chaque mois au SRE et pour Djibouti à la DGE et a
la DGETFP;
·
De même, tout constat d’absences non justifiées et répétitives
doit donner lieu à une demande d’explication qui accompagnée de la réponse de
l’intéressé et appuyée par un rapport circonstancié du chef d’établissement,
sera transmis à la hiérarchie.
·
Toute absence prolongée (cinq jours et plus) successives et non justifiées constitue un abandon
de poste dont le courrier sera envoyé au SRE,
à la DGE ou à la DGETFP pour transmission à la Direction
des Ressources humaines qui doit déclencher la procédure d'abandon de poste (Mise
en demeure et suspension de salaire);
·
Les instances administratives régionales et centrales
(SRE, DGE ou DGETFP) ont pour leur part et selon leurs attributions, obligation
de transmettre au chef d’établissement les suites réservées à ses avis;
·
L'engagement de la procédure de radiation incombe au
Service des Ressources Humaines qui est tenu de respecter intégralement le
délai de réponse à la mise en demeure qui est de 6 semaines.
8. Congés,
permissions et autorisation d’absence
Le chef d’établissement veillera à la stricte application des textes en
vigueur qui fixent les conditions
d’octroi des congés et d’absences des fonctionnaires ainsi que son additif qui
les fixe pour le personnel conventionné.
D’une manière générale, tout congé ou absence est soumis à autorisation.
La demande doit être appuyée d’une pièce justificative.
9.Manière
de servir
Chaque chef d’établissement, doit proposer
à la fin de chaque année scolaire, une liste de ses personnels les plus
méritants, dûment justifiés, pour bénéficier des mesures d’incitations en
vigueur au niveau du ministère ex. Lettre d’Encouragement ou de Félicitation du
Ministre, les gratifications relatives au Etoiles de l’Education distribuées
lors de la célébration de la Journée
Mondiale des Enseignants du 5 Octobre de chaque année.
Le Chef d’établissement est tenu de
joindre un avis circonstancié sur leur
manière de servir à toutes les demandes
de gratification ou de promotion émanant de ses personnels.
Le Chef d’établissement doit communiquer
par note interne que les personnels
placés sous son autorité s’exposent aux
mesures et sanctions disciplinaires
prévues par la réglementation en vigueur en cas de :
·
irrégularité et
manquement aux obligations professionnelles ;
·
indiscipline ou insubordination manifestée à
l’égard des responsables de l’établissement ;
·
comportement ou
agissement incompatible avec la fonction
d’éducateur, ou d’agent du service public.
Néanmoins, dès que le Chef d'établissement est
confronté à ce genre d'agissement émanant d'un personnel de l'établissement,
les mesures immédiates dont il est habilité à entreprendre sont :
Une demande
d'explication motivée portant sur les faits qui sont reprochés au personnel
qu'il soit enseignant, administratif ou
de service; En cas de récidive, un rappel à l'ordre pourra
être infligé au même agent; En cas de gravité de la faute commise un rapport circonstancié sera transmis à la
hiérarchie en vue de demander l'engagement
d'une sanction disciplinaire adéquate.
Par conséquent, les Chefs d'établissements ne
sont aucunement habilités à infliger des mesures ou sanctions autres que celles
citées ci-dessus.
Une copie des sanctions administratives infligées à chaque personnel
doit systématiquement être classée dans
son dossier personnel archivé au niveau de l’établissement.
10.
Mises en disponibilité
Les demandes
de mise en disponibilité pour convenance personnelle et pour poursuite d’études
doivent être déposées :
§ Pour les enseignants : à la DGE ou
la DGETFP, par voie hiérarchique, au plus tard le 15 juillet et à
confirmer avant le 15 septembre,
§ Pour les non-enseignants : à la DGA au moins deux mois avant la date
présumée de départ.
B) La
Gestion Pédagogique
1.
Le
service d’enseignement : EDT
Le chef
d’établissement est responsable de l’organisation des services d’enseignement.
Toutefois il est à rappeler que l’affectation à temps partiel d’un CP, d’un enseignant
exerçant un emploi administratif ou d’un vacataire dépend de la DGE ou de la
DGETFP et non du chef d’établissement.
Les services
doivent, dans toute la mesure du possible, présenter un caractère homogène et
il convient avant tout de privilégier les intérêts des élèves.
Ainsi l’on doit
veiller à l’alternance des matières littéraires et scientifiques,
technologiques et professionnelles ainsi qu’à l’étalement des heures dans
chaque matière sur l’ensemble de la semaine en évitant tout regroupement
exagéré nuisible au bon apprentissage, hormis les travaux pratiques.
2.
Obligations
de service des enseignants à temps plein
Les ressources humaines mises à la disposition
des établissements scolaires doivent être utilisées avec le
seul souci des horaires dus réglementairement aux élèves pour l’exécution des
programmes. Le chef d'établissement doit veiller dans un objectif
d'optimisation de ces ressources humaines, à
doter chaque personnel d'un service
complet conformément aux obligations horaires des différentes catégories de personnel.
3.
Obligations
de service des enseignants en sous service
Le service des enseignants en sous
service sera complété par des tâches pédagogiques (encadrement de classe de
soutien, animation de projet éducatif).
Les inspecteurs sont, à cet égard, tenus de
présenter une stratégie de gestion des enseignants en sous service pour
l'enseignement moyen et secondaire, technique et professionnel, le service déficitaire d'un enseignant sera complété :
Ø
sous la responsabilité du chef d'établissement, par des
compléments d'heures à assurer dans son établissement, des heures de soutien
au profit des élèves ou des heures d'entretien et de maintenance des équipements et
machines-outils s'il y a lieu ;
Ø sous la
responsabilité du SRE ou DGE ou DGETFP et dans un même secteur géographique,
par un complément d'heures à assurer dans un établissement
voisin, toujours dans l'intérêt des élèves.
4.
Décharges de service
Les
réductions de service ou décharges sont des mesures exceptionnelles inscrites
dans un cadre précis et réglementé.
Elles font l’objet d'une note du Ministre.
Le cumul d'une décharge de service est
incompatible avec l'octroi d'heures supplémentaires.
5.
Heures supplémentaires
L’attribution d’heures supplémentaires par le chef d’établissement
intervient en cas de dépassement des horaires statutaires réglementaires dus à
la répartition de service tel que :
Le départ d’un enseignant en congé de
maladie de longue durée (au delà de deux
semaines) ; L’absence prolongée d’une enseignante
en congé de maternité ; Les mutations d’enseignants non
remplacés ou d’enseignants mis en position de mise en disponibilité ; Le manque d’enseignants pour poste
non pourvu ; L’abandon de poste d’enseignants .
Les modalités de gestion des heures supplémentaires sont les
suivantes :
Les heures supplémentaires ne peuvent être attribuées
dans une discipline que si tous les professeurs de cette discipline remplissent
les conditions de service auxquelles ils sont astreints ; Obligation de limitation
du volume d'heures supplémentaires
effectuées par les enseignants afin d'éviter
des situations
de cumul onéreuses et préjudiciables à
l'efficacité pédagogique des personnels (les enseignants ne doivent pas cumuler
plus de 4 heures supplémentaires sauf en cas de situations
exceptionnelles.) ; les demandes d'heures supplémentaires doivent
être transmises à la DGE ou à la DGETFP
pour évaluation de leur opportunité et la DGA prendra la décision finale;
un formulaire standard de
demande d'heures supplémentaires sera fourni par les deux
Directeurs Généraux celui de l’Enseignement et de l’Enseignement Technique et
de la Formation Professionnelle.
6.
Contrôle des emplois du temps
Une fois la rentrée
assurée le chef d’établissement remet aux différentes inspections
disciplinaires les emplois de temps des professeurs. Chaque inspecteur aura la
charge de les contrôler de façon rigoureuse, émettre un avis et préconiser en cas de besoin
un réaménagement.
Le chef
d'établissement transmet impérativement les services d'enseignement à la DGE ou à la DGETFP et
une copie pour information à la DGA dans
la quinzaine suivant la rentrée
scolaire.
7. Contrôle des
programmes et des cahiers de textes
Le chef d’établissement doit veiller à
l’application des programmes en vigueur.
Pour cela, il a l’obligation, en coordination avec son
adjoint, de procéder au contrôle régulier des cahiers de textes par classe (progression
et respect des programmes) et les viser.
Le cahier de texte « individuel » ne doit pas
être pris en compte car il n’apporte pas d’information sur toutes les
disciplines d’une même classe.
Le chef
d’établissement doit veiller au maintien du registre de l’établissement dans
lequel tout les événements marquants seront reportés et notamment les passages
des inspecteurs, des conseillers pédagogiques, du personnel du siège…
8. Le
Projet d’établissement
Au début de
chaque année scolaire le chef d’établissement avec ses collaborateurs, les
coordinateurs de chaque discipline et les
représentants de l’Association des
Parents d’Elèves, doivent élaborer un projet d’établissement visant à
améliorer la réussite scolaire.
Le projet d’établissement
est avant tout un projet pédagogique et
comporte notamment des volets de vie
scolaire, d’éducation culturelle et sportive ainsi qu’un volet entretien et
embellissement de l’établissement.
Le projet doit
être finalisé et transmis à la hiérarchie.
B) La
gestion matérielle et financière
1.
La gestion matérielle
Les modalités de la gestion
matérielle ainsi que le partage des tâches au sein des établissements
est la suivante :
PRINCIPALES TACHES
|
PERSONNE EN
CHARGE
|
|
Gestionnaire
|
|
Gestionnaire
|
|
Gestionnaire
|
|
Gestionnaire
|
|
Gestionnaire
Chef d’Etablissement
|
·
Lors du départ
d’un personnel, le chef d’établissement s’assurera que tous les documents,
matériels et clés qui lui ont été confié dans l’exercice de sa fonction, sont
restitués. Dans le cas de non restitution cela devra être signalé à la hiérarchie.
·
Pour tout ce
qui est relatif aux nouvelles constructions, extensions et réhabilitations,
l’établissement participe aux réunions
de chantiers.
|
Chef d’Etablissement
|
·
Tous les biens
mobiliers et équipements achetés sur
le budget national, sont présentés aux Ministère du Budget pour mandatement,
accompagnés de l’ordre d’entrée en inventaire signé par l’ordonnateur.
|
Chef d’Etablissement
|
2.
La gestion financière
Les ressources financières des
établissements proviennent essentiellement de deux sources principales
qui sont :
L’ACSES : recettes en provenance des cotisations des élèves;
Le budget National : crédits alloués inscrits dans le Budget de fonctionnement du MENFOP
o
L’ACSES
CADRE
INSTITUTIONNEL
|
PRINCIPES DE
FONTIONNEMENT
|
INSTRUMENTS JURIDIQUES
Les instruments Juridiques
existants qui régissent le fonctionnement des ACSES sont :
l'arrêté no
93-0277/PR/FP, fixant les règles particulières auxquelles sont soumises
les Associations Coopératives Socio-éducatives et Sportives (ACSES) des
établissements scolaires publiques;
La Note de Service n° 757/MENESUP du 09/10/2003 précisant le fonctionnement des ACSES
et les modèles de documents correspondants;
Arrêté n°2009-0197/PR/MENESUP portant création des Conseils d'Etablissement et Comités
de Gestion des Etablissements scolaires et réglementant les partenariats avec
les Associations des Parents d'Elèves.
La note
n° 477 MENFOP du 16/09/2013 fixant les montants des cotisations des ACSES;
La
dernière Note de Service du Secrétaire Général.
Le Conseil d'Etablissement (C E) est un organe décisionnel qui, forme un espace privilégié du renforcement
du partenariat Ecole-Communauté.
Ses missions principales sont :
Instaurer une
dynamique de gestion participative entre l'équipe pédagogique et les parents
d'élèves;
donner à
l'établissement scolaire les leviers nécessaires pour soutenir la qualité des
apprentissages et de la vie scolaire;
œuvrer à la
protection et à l'amélioration du cadre de vie conformément aux compétences
qui lui sont dévolues.
Le Comité de gestion de l'établissement ou C
G E est un organe d'exécution et de délibération qui est désigné au sein du C E.
Ses principales missions sont :
exécuter les
délibérations du C.E et notamment le budget de l'établissement et, quand il y
a lieu, le fonctionnement de la cantine et du dortoir de l'établissement;
tenir les registres
et documents comptables obligatoires
La composition du Comité de Gestion de
l'Etablissement C G E est la suivante
:
Du chef
d'établissement, président;
d'un parent d'élève
désigné parmi les parents d'élèves déjà membres du C.E., trésorier ;
de deux enseignants désignés parmi ceux qui
siègent au C.E.;
de deux parents d'élèves désignés parmi les
membres élus du C.E. ;
d'un élève choisi
par ses pairs membres du C.E. ;
du gestionnaire de l'établissement. |
OBLIGATIONS DES CHEFS
D'ETABLISSEMENTS
Selon l'arrêté
n° 2009-0197/PR/MENSUP portant création des conseils d'établissements
scolaires et comités de gestion, les
responsables d'établissements devront, pour le 1er novembre, délai
de rigueur, faire parvenir au secrétariat général, par la voie hiérarchique,
les documents suivants :
la composition du Conseil d'Etablissement ou
(C E);
composition du comité de gestion de
l'établissement (C G E);
budget prévisionnel par section ;
demande éventuelle de modification des
pourcentages de répartition entre les différentes sections.
De par ses prérogatives, il
intervient dans la gestion des ACSES car il est chargé :
d'élire en son sein
les membres du Comité de Gestion opérationnel, organe d'exécution des
délibérations du C.E;
d'adopter le budget
mis à la disposition de l'établissement ou de la cantine scolaire et voter la
reddition des comptes en fin d'exercice;
donner un avis sur le montant de la participation des
familles aux coopératives scolaires et sur certains frais de scolarité dans
les limites fixées par le MENEFOP.
Le
fonctionnement du Comité de Gestion de l'Etablissement est le suivant :
·
Le C.G.E se réunit
une fois par bimestre au cours de l'année scolaire et chaque fois qu'il est
jugé nécessaire (les réunions sont précédées d'une convocation des membres);
·
Dans le cadre de
la reddition des comptes devant le
C.E., le C.G.E peut être contrôlé à tout moment par une commission d'audit
nommée par l'administration de tutelle qui vérifie sa comptabilité et la
légalité de ses activités.
Les ressources financières du C G E sont déposées
auprès d'un organisme bancaire privé de
la place et sont constitués :
Ø des frais du montant de l’ACSES définis dans la Note de Service du Ministre;
Ø le
produit des manifestations payantes organisées par l'Association;
Ø le produit des travaux et services effectués
par l'Association;
Ø les dons éventuels, d'anciens élèves et des
organismes publics ou privés.
|
o
LE BUDGET NATIONAL
LE BUDGET
NATIONAL
|
PPRINCIPES DE FONTIONNEMENT
|
Chaque établissement
scolaire bénéficie chaque année d’un budget de fonctionnement selon des chapitres bien définis.
-L’enveloppe alloué
est mentionné dans la note de répartition des crédits des établissements
signée par le Secrétaire Général.
|
Il est rappelé qu'un plan de trésorerie est défini par le Ministère du
Budget sur la base des douzièmes
du budget annuel. Pour ne pas contrevenir à ce principe les engagements
peuvent se faire selon le
calendrier suivant :
·
en
AOUT-SEPTEMBRE pour la préparation de la rentrée ;
·
en OCTOBRE
et jusqu'au 15 NOVEMBRE pour le dernier trimestre
|
3.
Les procédures de l’Exécution et du contrôle
o LES ACSES
Les nouvelles modalités de l’exécution des ACSES mises en place répondent
à une volonté affichée de clarifier le partage des responsabilités au
sein de l’Association en vue de faciliter l’exécution des dépenses dans
l’optique de garantir un meilleur fonctionnement de nos établissements.
Nouvelles Directives de Fonctionnement
des ACSES
|
Personne
en charge
|
la
collecte des frais de l’ACSES et obligation de verser toutes les recettes dans un compte bancaire
ouvert dans une banque de la place et au nom de l’établissement.
|
Gestionnaire
|
Préparation
des chèques pour effectuer les dépenses nécessaires.
|
Gestionnaire
|
La
mise à jour de la comptabilité des
recettes et des dépenses par le biais d’un registre comptable uniformisé.
|
Gestionnaire
|
l’ordonnateur
principal avec une Co-signature des chèques par le Trésorier de l’Association
qui est un parent d’élève.
|
Chef d'Etablissement
|
La
caisse des menus-dépenses doit être renouvelée chaque mois et doit contenir 100 000
fd pour les grands établissements
et 50 000 fd pour les petits établissements.
Son
approvisionnement mensuel doit se
faire par chèque.
|
Gestionnaire
|
Les
dépenses nécessaires au fonctionnement de l’établissement dont le montant
peut aller de 100 000 a 500 000
fd doit avoir l aval du Chef du Service.
L’objet
de la dépense sera soumise par le biais d’une fiche d’autorisation des
dépenses standard auquel sera jointe la facture performa.
|
Chef de Service Financier
|
Les Dépenses
nécessaires au fonctionnement de l’établissement dont le montant peut aller
jusqu’à 1 000 000 fd seront
autorisés.
|
Directeur Financier
|
Un
contrôle trimestriel sur l’utilisation de l’ACSES sera en
vigueur avec élaboration d’un rapport.
|
Chef de Service Financier
|
Des
contrôles inopinés peuvent être déclenchés sur commande du Ministre.
|
Commission
|
Les recettes obtenues par la vente des manuelles
scolaires doivent être impérativement versées au CRIPEN.
o LE BUDGET
NATIONAL
Les
modalités d’exécution des crédits alloués aux établissements scolaires
stipulent que :
Les chefs d’établissements sont
gestionnaires des crédits qui leurs sont alloués et donc visent les bons de
commande ; Le Directeur Financier en tant que ordonnateur unique du
budget nationale signe le bon de commande et donc engage toutes les dépenses ; les chefs d’établissements sont donc tenus
de faire accompagner le bon de commande de
la facture pro forma éventuelle, de
l'attestation de service fait et, pour les immobilisations, de l'ordre d'entrée
en inventaire ; Le Directeur financier vérifie la composition
des dossiers de mandatement et notamment la
présence des attestations de service fait et des ordres d'entrée en inventaire
signés par les gestionnaires de crédits avant de signer le bordereau de
liquidation.
Les chefs d’établissements sont tenus de mettre en place
une rationalisation des ressources allouées à leurs établissements. Une
attention particulière devra être réservée à la consommation de l’électricité,
eaux, et téléphone pour éviter le gaspillage.
Le directeur Financier est chargé chaque mois avant le
15 du mois suivant d'arrêter la situation, par paragraphe et ligne, des engagements et
mandatements du 1er au 30 de chaque mois, et de la faire parvenir sous bordereau d'envoi à la
DGA et au Secrétariat Général.
Il est également chargé du rapprochement des situations
financières établies par le MENFOP d'une part et par le Ministère du Budget
d'autre part. Il devra signaler, par un rapport écrit au Secrétaire Général et visé au
préalable par la DGA, toute divergence ou toute anomalie.
VI-
Données Statistiques et rapports
Le
chef d’établissement doit faire parvenir a la Direction de la
Planification en copie directe, les informations statistiques demandées. Il doit
veiller à la fiabilité de données communiquées et au strict respect des
échéances.
A. Le point de
la rentrée
Ainsi le chef d’établissement doit communiquer deux
semaines après la rentrée, date limite, les formulaires du point de la
rentrée dûment complétés, l’état des enseignants présents et les dates de
prise de service, ainsi que les listes des élèves inscrits.
B. L’annuaire
statistique
Comme chaque année, les établissements recevront au
cours de la première semaine d’octobre, le cahier de collecte des données qui
sera présenté sous un format unique comprenant les données relatives aux élèves
et à l’organisation pédagogique, aux personnels et aux biens des
établissements. Ce cahier dûment complété sera retourné par l’intermédiaire des
chefs de service pour les enseignements moyen et secondaire.
Ces derniers devront après vérification et visa, le
faire parvenir à la Direction de la
Planification avant le 30 novembre.
C. Rapports de
rentrée
Les chefs
d’établissement transmettront à leur autorité de tutelle un rapport de rentrée deux
semaines après la rentrée scolaire, délai de rigueur. Dans ces rapports doivent
être mentionnés les points suivants :
·
Le récapitulatif
des différents tableaux statistiques,
·
Les besoins de l
établissement,
·
Les mesures
prises pour résoudre certains problèmes évoqués ;
·
Les dossiers
en attente de traitement ;
D. Contenu du
rapport
Chaque rapport de rentrée se présente en 3
grandes parties.
Description
brève de la rentrée avec :
Date effective de pré rentrée du chef
d’établissement et de l’équipe administrative Date de présence effective des
personnels enseignants Taux de présence et d’absentéisme des
élèves à la rentrée Date de la première réunion des
professeurs et du personnel administratif Date de la réunion des parents Calendrier des conseils
d’enseignement par discipline
Analyse globale des problèmes sur :
·
Les
effectifs élèves et l’évolution probable de la situation dans les semaines à
venir en fonction des observations effectuées les années précédentes ;
·
Les
personnels enseignant et administratif en indiquant les besoins non satisfaits
ou les excédents éventuels ;
·
Les
locaux, la sécurité, le matériel pédagogique et le mobilier ;
Mesures prises pour la résolution des
problèmes
E- Les bilans trimestriels
A
la fin de chaque trimestre un bilan doit être transmis à la DGE, Ce bilan doit
comporter les activités réalisées en cours du trimestre à savoir :
-
Les
activités de la santé scolaire ;
-
Les
activités périscolaires ;
-
Les
résultats des évaluations trimestrielles
F-Le rapport de fin
d’année
A la fin de l’année scolaire, le chef
d’établissement doit mettre dans son rapport de fin d’année :
l’état de lieu financier et matériel de
son établissement ; il doit déterminer les besoins
prioritaires en termes de personnels et de matériels pour la prochaine année
scolaire ; Le rapport de fin d’année doit comprendre les
statistiques de l’établissement (taux de réussite aux examens, les
effectifs, le nombre de divisions pédagogiques..) ; les réalisations (projets d’écoles,
réhabilitations …), ainsi que les attentes de la communauté éducative
annexe
1- Tableau de bord
des activités annuelles
La veille de la rentrée scolaire
TACHES
|
ACTIVITES
|
PERSONNES RESOURCE
|
OBSERVATION
|
Les Préparatifs pour l’accueil des
élèves et des enseignants
|
Rendre propre l’environnement : grand
nettoyage des locaux et du gymnase, badigeonnage des murs…
Faire l’inventaire et rendre disponible le
mobilier, les outils didactiques, matériel des labos, du sport…
|
Chef d’établissement
Adjoints
Gestionnaire
Agent
|
|
Les Dossiers élèves
|
Constituer les dossiers élèves
|
CPE
|
|
Demander aux établissements d’origine de faire
suivre les dossiers des élèves
|
Adjoint
|
||
Préparer la liste de transfert des élèves des
régions, étude des cas, envoi et réception de leurs dossiers à la DGE.
|
Chef d’établissement
|
Respecter les dates d’envoi des dossiers des
transferts élèves
|
|
Repartir les effectifs par série ou section et
équilibrer les listes avant envoi à la DGE
|
Chef d’établissement
|
||
Faire payer le droit d’inscription aux
examens, de participation à l’ACSES,
|
Gestionnaire
|
Respecter la note relative au montant de la
participation des élèves à l’ACCES.
|
|
L’Accueil et prise de contact
|
Accueillir les nouveaux enseignants :
réunion de prérentrée
|
Chef d’établissement
Adjoint
CPE
|
|
Renseigner les dossiers enseignants
|
|||
Distribuer les EDT et le règlement de l’école
|
|||
Présenter l’équipe administrative…
|
A la rentrée
scolaire
Le Point de la rentrée
|
Préparer et envoyer au service de la
planification via la DGE/ DGETFP les données
de la rentrée
|
||
Le Rapport de la rentrée
|
Faire le rapport de la rentrée scolaire.
|
Chef d’établissement
|
Respecter le délai de remise du rapport à la
DGE
|
Mettre à jour les listes des élèves et les
envoyer à la DGE.
|
Chef d’établissement
|
||
Les Emplois du temps
|
Finaliser et copier les EDT en respectant
l’équilibre des disciplines et les différentes options avant d’envoyer à la
DGE
|
Adjoint
|
Soumettre les décharges et les H/SUP à
l’approbation de la DGE/DGETFP
|
Mettre en place des tests et examens de mise à
niveau.
|
Organiser en fonction des besoins pour la mise
en place de groupe de soutien
|
||
Répartition des heures consacrées à la
bibliothèque.
|
Distribuer aux élèves le planning d’occupation
de la bibliothèque
|
||
La Gestion de la scolarité des élèves
|
Responsabiliser les élèves par la mise en
place de délégués des classes et de représentants dans le comité de gestion
de l’établissement.
|
||
Prise de connaissance du règlement de l’école
et distribution des carnets de correspondance.
|
Le prof principal explique aux élèves
l’importance du carnet, les sensibiliser sur le respect des règlements et les
conséquences des absences
|
||
Réception des parents d’élèves en AG ou
individuellement
|
Constitution de l’APE de l’établissement.
|
||
Les Parents d’élèves
|
Assemblée constitutive et décision, envoi du
PV à la hiérarchie
|
ACSES (voir texte sur la CE)
|
|
Veiller à la bonne circulation des
informations émanant de la hiérarchie
|
Les notes de la hiérarchie doivent être
affichées dans les salles des profs.
|
||
L’Information et la Communication
|
Rendre fluide la communication internes
|
A travers l’affichage externe pour les élèves,
dans leur salle pour les profs.
|
|
Cahiers de textes à mettre à la disposition
des profs, CP, inspecteurs
|
Notifier aux profs le rôle du cahier de texte
et son importance.
|
||
Planning de permanence lors des vacances
interruptives doivent être remis à la DGE/ DGETFP
|
En
cours d’année scolaire
Les Contrôles
|
Contrôler les absences,
Contrôler et viser les cahiers de textes,
Contrôler les fichiers élèves et enseignants….
|
Surveillants
Adjoints
|
Chaque fin de mois le contrôle du
cahier de texte doit se faire et les enseignants qui ne le complètent pas
doivent être rappelés à d’ordre.
|
Les Conseils
|
Mettre en place les conseils des classes.
Mettre en place les membres de la commission
des conseils de discipline.
|
Chef d’établissement
La Commission du conseil de discipline
|
Planning de conseils des classes doivent être
envoyés à la DGE.
Respect du texte qui régit le conseil de
discipline.
|
L’Entretien des Locaux
|
Entretenir régulièrement les locaux
|
Gestionnaire
|
En cas de danger saisir la Direction de la
Maintenance et des Equipement via la DGE ou la DGETFP.
|
Les Animations
|
Animer l’établissement à travers les activités
sportives et culturelles.
Mettre en place les projets d’établissement.
|
Toute la communauté éducative
|
Le projet d’établissement doit être approuvé
par les Inspecteurs et être soumis à l’approbation de la hiérarchie.
|
Les Examens Blancs
|
Préparer les élèves aux examens blancs
|
Chef d’établissement et profs…
|
|
Compléter les dossiers des candidats et
s’acquitter des frais d’examen.
|
Les dates de remises des dossiers d’examen à
la DEC doivent être respectées.
|
7.4 En fin d’année scolaire
Le Rapport de fin d’année
|
Faire le
bilan pédagogique, administratif, le besoin en RH et en matériel….
|
Chef
d’établissement
Adjoint
Gestionnaire
|
|
Les Examens et concours
|
Préparer l’établissement à la passation des examens
|
Chef
d’établissement et tous les personnels
de l’établissement
|
Pour les
établissements qui accueillent les candidats aux différents examens
|
L’Orientation
|
Informer
et Préparer les élèves aux différentes filières.
|
BIO/
DGETFP
|
Journée
de sensibilisation et d’information sur les différentes filières de la
formation professionnelle
|
Les Dossiers administratifs
|
Distribuer
aux enseignants les fiches de vœux,
Préparer
les dossiers des enseignants mutés
|
Adjoint/Enseignants
|
Les
fiches des vœux doivent être remises à temps à la DRH.
|
La Permanence d’été
|
Mettre en
place un planning de permanence et de gardiennage
|
Chef
d’établissement
Adjoint
|
Les
plannings seront envoyés à la hiérarchie
|
ANNEXE 3- TEXTES DE LOI
Loi n°96/AN/00/4èmeL portant Orientation du Système Educatif Djiboutien
Loi
n°45/AN/14/7ème L portant modification partielle de la loi n°164/AN/12/6ème L portant organisation du
ministère de l'éducation nationale et de la formation professionnelle
Loi
n°164/AN/12/6ème L portantes organisations du Ministère de l'Education Nationale et de la
formation professionnelle
Décret n°83-104/PR/FP fixant le régime des congés et absences des
fonctionnaires.
Arrêté n°2010- 307/ PR/MENSUP Portant mise en place d’un nouveau conseil de
discipline pour les examens et concours organisés par la Ministère de
l’Education Nationale et de l’Enseignement Supérieur
Arrêté n°2009-0197/PR/MENESUP portant création des Conseils d'Etablissement et
Comités de Gestion des Etablissements scolaires et réglementant les
partenariats avec les Associations des Parents d'Elèves.
Décret n°89-062/PRE
relatif aux Statuts Particuliers des fonctionnaires du 29 mai 1989.
ANNEXES 4 : DISPOSITIFS D'ACCUEIL, DE
PROPRETE ET
DE SECURITE AU SEIN DES ETABLISSEMENTS
SCOLAIRES
DU MOYEN, SECONDAIRE, TECHNIQUE ET
PROFESSIONEL ET DES CENTRES
DE FORMATION
I)
Accueil
D’un nouveau
collègue
A) Entrevue initiale
- Donner les informations relatives à la vie
spécifique de l’établissement, le poste à occuper,
B) Utilité
d’un livret d’accueil
Différents
aspects utilisés :
-
remettre la documentation et le matériel
nécessaire
-
envisager le parrainage par un collègue
volontaire
-
visite de l’établissement (éventuellement un
membre du personnel administratif peut le faire)
-
présentation aux collègues :
- présentation aux élèves
II) La Propreté dans l’établissement
A) Constat :
notre établissement n’est pas propre
B) Objectif :
le rendre propre
C) Démarches
-
organiser des séances de sensibilisation à
l’intention de nos élèves, des adultes (réunion, affiche)
-
associer les services d’hygiène
-
organiser des groupes de travail
-
déterminer la nature des tâches
·
nettoyage des salles de classe
·
création des jardins scolaires
·
le sanitaire
·
aménagement des espaces verts
·
désinfection
-
délimiter les zones de travail
-
répartir les tâches par groupe et la
composition des groupes par zone.
D) Moyens
1) l’entretien
quotidien (balayage, enlèvement des ordures…) suivant une répartition
hebdomadaire par classe;
2)
Le grand ménage (désherbage, entretien des espaces verts) suivant une
répartition hebdomadaire par classe;
3)
La désinfection annuelle
E) Suivi
-
contrôle quotidien et hebdomadaire par le
chef d’établissement, les adjoints, les surveillants, les professeurs et les
élèves eux-mêmes;
-
pour un meilleur suivi, instaurer une
attestation d’encouragement au meilleur groupe (la classe la plus propre, la
zone la plus propre etc.)
III) La sécurité au sein de l’établissement
1) Documents nécessaires
a)
Plans
§ architectural
§ des installations
sanitaires
§ des installations
électriques
b)
Tableaux
internes des points de secours
§ issues de secours
§ extincteurs
§ tableaux de coupe-circuit
2) Contrôle général
-
affichage
obligatoire de numéros téléphoniques à contacter en cas d’urgence
-
vérifications :
· des extincteurs
·
des
issus de secours
·
des
installations de gaz et d’électricité
C) Prévention
-
formation des secouristes
-
sensibilisation du personnel et des élèves
- accès facile au
téléphone pour les membres du personnel concerné
-
exercices périodiques d’évacuation
-
signaux d’alarme
D)
mesures à prendre en
cas de sinistre
-
alerter d’urgence les services de secours
-
faciliter l’accès aux véhicules de secours
-
secours aux accidents
-
information des autorités concernées
-
aviser les parents concernés
-
suivi administratif.
ANNEXES 4 : LA SANTE SCOLAIRE
LA SANTE SCOLAIRE
A)
Constat : situation préoccupante en matière de
comportement à risque chez les jeunes.
B)
Objectifs : Inciter les élèves à changer de
comportement
C)
Démarche
·
Former
des clubs santé
·
Organiser
des séances de sensibilisation à l’intention des élèves sur :
1. les méfaits de la drogue (le
tabagisme, les drogues, l’alcool…..)
·les maladies (le VIH/SIDA, la
tuberculose, la nutrition ………)
· Organiser des concours de dessins,
de productions écrites sur les thèmes de la santé (VIH/SIDA, Tabagisme,
nutrition……)
·Aménager un espace de soin dans
l’établissement.
·Disposer d’une trousse de premier
secours.
·Déterminer la nature des tâches :
1.
Confectionner
des affiches
2.
Avancer
des valeurs morales via des sketches
D)
Séances de sensibilisation des pairs éducateurs
E)
Moyens
·
Affiches
·
Banderoles
·
téléfilms
F)
Suivi :
Contrôle quotidien et hebdomadaire
par le chef d’établissement, les adjoints, les surveillants et les membres du
club.
ANNEXE 5 : ENVIRONNEMENT
ENVIRONNEMENT
G)
Constat : non respect de l’hygiène et de
l’environnement
H)
Objectifs : redynamiser les clubs santé et environnement
I)
Démarche
·
Former
des clubs de santé scolaire
·
Organiser
des séances de sensibilisation à l’intention des élèves sur :
2. l’utilisation des toilettes.
3. Aux règles de l’hygiène et de la
propreté
·
Organiser des concours de dessins, de productions écrites sur les thèmes
de l’environnement et de l’hygiène.
·Aménager un espace vert
·
Déterminer
la nature des taches :
3.
Nettoyage
des salles
4.
Production
de messages
5.
production
des affiches
6.
Création
des jardins scolaires
7.
Aménagement
des espaces verts
8.
Désinfection
J)
Moyens
·
Equipements
·
outils
·
eau
K)
Suivi :
Contrôle
quotidien et hebdomadaire par le chef d’établissement, les adjoints, les
surveillants et les membres
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